Muchos profesionales y empresas disfrutan de acceso a capital, empleados, tecnologías y otros recursos que de alguna forma podríamos decir que le facilitan conseguir el éxito, al menos en teoría. Sin embargo, hay un diferenciador más importante e influyente que los mencionados anteriormente: el tiempo.
La gestión del tiempo es la habilidad número uno a desarrollar en tu vida y beneficiará tanto el ámbito personal como el profesional. Los empresarios de alto nivel, aquellos que logran los mejores resultados en sus proyectos, son aquellos que logran gestionar, semana tras semana, el tiempo que tienen a su disposición.
Los líderes empresariales de nuestro tiempo no solo entienden lo importante que es una correcta gestión del tiempo sino que son especialmente conscientes de todos los retos que se viven hoy en día con la abundancia de distracciones digitales. Aunque las herramientas digitales para “hacernos más productivos” están siempre presente, se presenta la paradoja en la cual son estas herramientas las peores fuentes de distracción en sí mismas.
Navegar estos retos en gestión del tiempo con fluencia y agilidad harán toda la diferencia del mundo. Exploremos a continuación cómo gestionar mejor el tiempo y ser más productivos en 2022.
Siempre Trabaja con un Calendario
Calculamos en detalle los euros que nuestra empresa gana y gasta. Sabemos cuánto le pagamos a cada proveedor y cuanto nos debe cada cliente. Entendemos cuantos intereses estamos pagando al banco y cómo eso afectará nuestras finanzas en el futuro.
Pero, ¿hacemos lo mismo con nuestro tiempo? ¿Acaso sabemos a dónde está yendo y cuanto de él invertimos en diferentes actividades? Para lograrlo, el calendario es nuestro mejor amigo. Es una herramienta esencial para decidir con claridad a dónde está yendo nuestro tiempo y tener la posibilidad de invertirlo mejor en el futuro.
Si trabajamos con un calendario, no sólo tenemos el conocimiento de cómo invertimos nuestro tiempo sino también la capacidad de reducir nuestra inversión en ciertas actividades. Podemos no solo descubrir que estamos invirtiendo mucho tiempo en reuniones sino también tomar una decisión efectiva para reducir la cantidad de reuniones a las cuales asistimos y la duración de las mismas.
El calendario representa tu principal herramienta para retomar el control de tu tiempo y no permitir que otras personas (sin ninguna mala intención, por supuesto) hagan mal uso de él.
Implementa Recordatorios
Una de las bondades de las herramientas digitales hoy disponibles es la capacidad que ofrecen para configurar recordatorios con facilidad. Productos como Google Calendar y Todoist te permiten gestionar todas tus tareas y asignarles detalles temporales (día y hora) para que recibas recordatorios oportunidos vía email o notificación en tu móvil.
Los recordatorios a través de herramientas digitales son especialmente útiles para actividades sensibles en el tiempo, como llamadas, eventos puntuales, pagos, seguimiento a clientes, entre otros.
Define tu Semana (y Mes) en la Medida de lo Posible
Dependiendo a lo que te dediques profesionalmente, será menos o más fácil organizar tu semana (y mes) de trabajo. Aquí el calendario es tu mejor amigo, permitiendote organizar tu tiempo de forma visual.
Encuentra la mejor forma de hacerlo. Quizás cada domingo al final del día, siéntate a organizar la semana. O tal vez el lunes por la mañana. Experimenta con los diferentes momentos de la semana para dar con el adecuado para esta sesión de planificación. Que cada sesión sirva para definir prioridades y utilizar tu tiempo disponible de forma eficiente.
Evita el Multitasking
Basta de mentiras: el multitasking no te hace más productivo. Al contrario, el multitasking es el principal enemigo de tu productividad. Tu capacidad de concentrarte en la tarea que tienes en frente es lo que definirá el éxito en lo que haces y el multitasking sabotea directamente esa capacidad.
No solo el multitasking es contraproducente para tu objetivo de concentrarse sino que, además, tiene un serio costo biológico en el cerebro que derivará a un menor rendimiento en el tiempo y serios problemas de concentración y capacidades cognitivas.
Elimina el multitasking de tu vida decidiendo concentrarte en una actividad a la vez. Practica mindfulness cada vez que sea posible, especialmente en tu trabajo. Decide estar presente de forma exclusiva en lo que estás haciendo, dejando el resto de tus deberes para el momento en el que corresponda. Cuando lo hagas no solamente notarás una mejora en la productividad sino una reducción en tus niveles de estrés.
Elimina las Distracciones Posibles
Relacionado con la tendencia de practical multitasking, debemos recomendar la eliminación de todas las distracciones posibles. Algunos ejemplos de las distracciones que están matando tu capacidad de ser productivo o productiva son:
- Tu móvil, inclusive si lo estás utilizando para trabajar.
- Tu buzón de email múltiples veces al día.
- Sitios web irrelevantes a lo que estás haciendo en el momento.
- Reuniones improductivas, sin una agenda clara e innecesariamente largas.
- Redes sociales.
De esta lista, es muy probable que las redes sociales sean la distracción más tóxica y pervasiva en tu día a día. Si eres victima de las redes sociales, haz un esfuerzo muy consciente para eliminarlas lo más posible.
El problema de las distracciones no solo reside en el tiempo que perdemos en ellas, sino del efecto posterior que causan en nuestra concentración. Volver a la tarea interrumpida nos cuesta energía y tiempo adicionales.
Aprende a Decir “No”
Aprender a decir “No” puede ser tremendamente difícil para muchos profesionales, especialmente para los más jóvenes. Cuando somos empresarios, son muchas las personas que demandan nuestro tiempo. Compañeros de equipo desean ayuda con ciertas tareas, implicación en proyectos o inclusive delegar responsabilidades. Luego están los clientes, quienes muchas veces exigen nuestra atención de forma casi inmediata.
Sea cual sea el caso, debemos aprender a valorar cada situación y aprender a decir que no. Todas estas situaciones tienen el potencial de arrebatar irremediablemente nuestro tiempo. Cuando somos incapaces de decir “no” al azar de estos momentos, nuestro tiempo se pierde sin que podamos hacer nada más para recuperarlo.
Entiende Qué Actividades Delegar y Hazlo
Especialmente relevante para profesionales con empleados a su cargo, es importante aprender a delegar efectivamente. Ningún empresario puede hacerlo todo, especialmente cuando su negocio está creciendo y escalando. Intentar hacer esto es una receta popular para el fracaso.
Cuando decimos “entender qué actividades delegar”, nos referimos a observar objetivamente nuestros deberes e identificar qué podemos delegar a otros dentro o fuera de nuestra organización. Muchas veces terminamos haciendo cosas que muy bien podría hacer alguién más, esto sin darnos cuenta.
Un hábito peligroso entre muchísimos empresarios es el de micro-gestionar. Esto es “delegar” actividades a empleados pero estar en todo momento supervisando el proceso y los resultados. Esto no solo derrota el propósito de delegar sino que también afecta el rendimiento del equipo ya que denota desconfianza en las capacidades del empleado.
Practica, Practica, Practica
Como todo en la vida, y especialmente en el mundo profesional, la práctica lo es todo. Aprender a gestionar mejor nuestro tiempo es una actividad que mejora con la práctica. Ser más productivos es el resultado de mejores hábitos dentro de nuestra rutina y nada más. No puede ocurrir dramáticamente de la noche a la mañana, sino a través del ejercicio consciente de nuestras capacidades.